Contoh Minit Mesyuarat Terkini 2022: Format & Contoh

Artikel ini adalah berkaitan contoh minit mesyuarat. Mengikut Kamus Dewan Edisi Keempat, MINIT adalah merupakan satu CATATAN berkaitan apa yang telah diperkatakan (dibincangkan) atau dipersetujui (dalam mesyuarat, perundingan dan lain-lain.)

Minit Mesyuarat ialah satu rekod atau kenyataan bertulis secara formal mengenai agenda dan tujuan sesuatu mesyuarat atau perbincangan, merekodkan keputusan yang dicapai dalam mesyuarat atau perbincangan tersebut.

Ia berfungsi sebagai bahan rujukan, tindakan susulan dan juga pelaporan untuk dibincangkan pada masa akan datang.

Minit mesyuarat adalah nota yang direkodkan semasa mesyuarat. Mereka mengetengahkan isu-isu utama yang dibincangkan, gerakan yang dicadangkan atau diundi, dan aktiviti yang akan dijalankan.

Minit mesyuarat biasanya dicatat oleh ahli kumpulan yang telah dilantik. Tugas mereka adalah untuk memberikan rekod yang tepat tentang apa yang berlaku semasa mesyuarat.

Kepentingan Minit Mesyuarat

Perlindungan Undang-undang Atau Peraturan Dan Lain-lain

▪ Minit mewakili tindakan dan keputusan kepemimpinan organisasi
▪ Dokumen rasmi/dokumen undang-undang
▪ Juruaudit/JK Siasatan/Badan Perundangan, Pihak Berkuasa Berkaitan dll
▪ Minit adalah prima facie, bukti keputusan dan tindakan yang diambil semasa mesyuarat. Keputusan yang dibuat oleh mana-mana Pihak Berkuasa, Jawatankuasa atau Pengurusan yang tidak dicatat dalam minit, tidak akan mengikat.

Pemantauan Perkembangan Dan Kemajuan Projek Atau Aktiviti

▪ Minit merupakan dokumen rujukan untuk proses pemantauan tindakan
▪ mengukur kejayaan atau kegagalan sesuatu projek

Merangsang Dan Menggerakkan Tindakan Kerja

▪ Minit menjelaskan tugas seseorang dan apakah tindakan yang perlu dilakukan.
▪ Membantu merancang tindakan sesuatu projek – minit akan menjelaskan bagaimana, bila, mengapa, dan tindakan siapa

Rujukan Dan Rekod Peristiwa/Sejarah

▪ mengingatkan apa yang telah dipersetujui, dan mengapa keputusan dibuat
▪ mengetahui bagaimana organisasi atau jabatan itu berfungsi (pengurusan baharu)
▪ tarikh kuatkuasa pelantikan,polisi, peraturan penubuhan, penawaran, penangguhan, pembatalan dll

Contoh Minit Mesyuarat: Apa yang perlu ada?

Sebelum merekodkan sebarang butiran, perakam minit yang ditetapkan harus membiasakan diri dengan jenis maklumat yang mereka perlu rekodkan. Butiran yang perlu ada semasa menulis minit mesyuarat adalah seperti berikut:

Tarikh,masa dan tempat mesyuarat berlangsung
Nama ahli yang hadir termasuk yang tidak hadir
Pengesahan dan Pindaan yang dibuat (mesyuarat yang lalu)
Perkara-perkara berbangkit
Perbincangan
Hal-hal lain
Penutup

Ciri-Ciri Atau Kriteria Penulis Minit Mesyuarat Yang Berkualiti

Pendengar yang baik – fokus dan teliti
Memahami format dan teknik penulisan minit
Cepat memahami sesuatu mesej
Berupaya merekod dengan tepat dan secara objektif
Menguasai bahasa minit dengan baik
Kemahiran menulis
Kemahiran pengurusan mesyuarat dan masa dengan berkesan
Proaktif membuat follow up dan pengesahan maklumat atau fakta atau pandangan

Contoh Format Minit Mesyuarat

1. Tajuk:

2. Tempat:

3.Masa/Hari:

4. Hadir:

(Senaraikan nama-nama ahli yang menghadiri mesyuarat, dimulai dengan nama Pengerusi)

(Susunan nama-nama ahli mesyuarat mestilah mengikut jawatan yang disandang, bermula dengan yang tertinggi sehingga yang paling rendah)

5. Turut Hadir:

(Nama-nama pegawai yang bukan ahli mesyuarat, tetapi dijemput untuk menjadi tetamu jemputan khas untuk mesyuarat atau yang telah turut serta menghadiri mesyuarat tersebut)

(Nama-nama jemputan khas mestilah mengikut jawatan, sama seperti yang telah dinyatakan di atas)

6. Tidak Hadir Dengan Maaf:

(Nama-nama yang hendak disenaraikan mestilah mengikut jawatan dengan alasan kenapa tidak hadir)

7. Urusetia:

(Senaraikan nama-nama pegawai yang menjadi urusetia mesyuarat)

(Nama-nama urusetia haruslah mengikut jawatan yang disandang)

8. Kata Aluan dari Pengerusi:

(Pengerusi memulakan mesyuarat dengan kata-kata aluan)

(Perkara penting yang dibicarakan oleh Pengerusi hendaklah direkodkan dan diminitkan)

9. Pengesahan Minit Mesyuarat:

(Pengesahan minit perlu dilakukan setelah semua ahli mesyuarat menyemak minit tersebut dan berpuas hati dengan setiap perkara yang direkodkan)

(Minit tersebut akan disahkan oleh seorang pencadang yang telah menghadiri mesyuarat sebelum ini dan diskong oleh seorang ahli mesyuarat yang lain)

10. Perkara-perkara Berbangkit:

(Perkara-perkara berbangkit merujuk kepada perkara yang telah dibangkitkan oleh ahli-ahli mesyuarat sebelum ini)

(Ia adalah tentang keputusan menyuarat yang dipersetujui sebelum ini)

11. Hal-hal Lain

(Hal-hal lain pula adalah hal yang dibincangkan di mana ia tidak ada dalam agenda mesyuarat)

12. Penutup

(Penutup adalah kata-kata terakhir yang dibicarakan oleh Pengerusi. Pengerusi akan memberi ucapan terima kasih dan catatan mengenai tarikh mesyuarat yang telah ditentukan pada masa akan datang)