Contoh Surat Rasmi (Terbaru 2022)

Artikel ini adalah berkaitan dengan contoh surat rasmi dan disertakan dengan jenis-jenis, format, cara menulis dan sebagainya.

Surat kiriman rasmi adalah surat yang ditulis atas dasar urusan rasmi atau dianggap sebagai surat formal yang ingin ditujukan kepada pihak tertentu seperti kerajaan, firma swasta dan individu untuk urusan rasmi, bukan atas urusan peribadi.

Ia bukan sahaja sebagai bahan penyampaian khabar atau berita, namun ia juga bertindak sebagai dokumen bertulis yang digunakan untuk membuat perjanjian dan sebagainya.

Jenis-jenis Surat Rasmi

Surat Aduan

Surat aduan adalah surat yang ditulis untuk diberikan kepada pihak berkuasa. Surat aduan ini ditulis kerana terdapat kejadian atau kerosakan yang tidak diingini berlaku dalam kawasan tempat tinggal penduduk. Di bawah ini adalah contoh surat rasmi aduan.

Surat Rayuan

1. Surat rayuan digunakan untuk membuat rayuan terhadap sesuatu perkara.
2. Sebagai contoh membuat rayuan bagi mendapatkan sesuatu atau mengubah sesuatu keputusan yang telah dibuat.
3. Surat rayuan ini sering kali ditulis setelah permohonan kali pertama ditolak.
4. Surat rayuan terbahagi kepada beberapa jenis iaitu rayuan permohonan haji, rayuan biasiswa, rayuan pertukaran guru, rayuan memohon pekerjaan atau belajar dan sebagainya.
5. Untuk melihat lebih lanjut tentang cara menulis surat rayuan, anda boleh ke artikel contoh surat rayuan
6. Di bawah ini adalah contoh surat rasmi rayuan:

Surat Pekeliling

1. Surat Pekeliling merupakan surat rasmi tentang sesuatu perkara yang diedarkan untuk pengetahuan umum.
2. Pekeliling Perkhidmatan ini bertujuan untuk melaksanakan keputusan Kerajaan berkaitan dasar Bekerja Dari Rumah (BDR) bagi pegawai Perkhidmatan Awam Persekutuan.
3. Terdapat beberapa surat pekeliling, contohnya Pekeling Ikhtisas, Pekeliling Perbendaharaan dan sebagainya.
4. Di bawah ini adalah contoh surat rasmi pekeliling bagi Pekeliling Ikhtisas.

Surat Perjanjian

1. Surat perjanjian merupakan surat perjanjian formal diantara dua orang individu atau dua badan organisasi dan agensi yang berbeza.
2. Fungsi menulis surat perjanjian ini adalah untuk memeterai perjanjian yang melibatkan urusan bekerja, menyewa dan sebagainya.
3. Contoh surat perjanjian adalah seperti perjanjian jual beli tanah, perjanjian pembelian rumah, perjanjian pembelian kereta dan sebagainya.
4. Anda boleh membaca artikel tentang cara menulis surat perjanjian untuk mengetahui lebih lanjut tentang cara penulisan dan fungsi surat perjanjian.

Surat Permohonan

1. Surat Permohonan merupakan surat yang ditulis untuk memohon suatu hal kepada pihak atau organisasi lain.
2. Terdapat pelbagai jenis surat permohonan yang boleh dibuat, contohnya surat permohonan izin cuti, surat permohonan biasiswa untuk pelajar, surat permohonan untuk melakukan sebarang acara atau aktiviti, surat permohonan sponsor banyak lagi.
3. Di bawah ini adalah contoh surat rasmi bagi permohonan.

Surat Undangan / Jemputan

1. Surat Undangan atau (formal invitation) ditulis untuk menjemput seseorang atau pihak ke sesuatu acara pada waktu tertentu.
2. Biasanya penggunaan surat rasmi digunakan untuk menjemput seseorang ke majlis atau program yang rasmi.
3. Sebagai contoh, surat jemputan kepada Yang Berhormat ADUN bagi merasmikan Majlis Sukaneka di sekolah.
4. Di bawah ini adalah contoh surat rasmi undangan atau jemputan.

Surat Pelantikan / Pengesahan

1. Tidak mempunyai format khusus tetapi perlu jelas tujuan dan maklumat yang hendak disampaikan.
2. Perlu menyatakan tarikh khusus ianya bermula dan tamat dikuasakan.
3. Di bawah ini adalah contoh surat rasmi pelantikan/pengesahan.

Surat Pemakluman / Pemberitahuan

1. Surat pemakluman/pemberitahuan digunakan untuk memberi maklumat mengenai sesuatu perkara yang rasmi dan penting
2. Sebagi contoh, ibu bapa ingin memaklumkan tentang ketidakhadiran anaknya ke sekolah atau guru besar ingin memaklumkan tentang tarikh peperiksaan kepada ibu bapa atau penjaga.

Prinsip Penulisan Surat Rasmi

Setiap penulisan surat rasmi mempunyai prinsip-prinsip yang tertentu. Apa itu prinsip penulisan surat rasmi? Prinsip yang dimaksudkan adalah 4C + 1P, di mana 4C itu mewakili Clear, Correct, Comprehensive, Concise manakala untuk P adalah mewakili Polite. Di bawah telah dijelaskan tentang apa yang terkandung dalam 4C + 1P.

Clear (Jelas)

• Semasa menulis surat rasmi, penggunaan bahasa haruslah jelas dan mudah difahami. Penggunaan bahasa yang jelas dan tidak mengelirukan si pembaca haruslah dipraktikan agar tidak menimbulkan salah tafsir dari pembaca.

Correct (Betul)

• Penulisan surat rasmi adalah harus betul dari segi ejaan, penggunaan kata ganti nama serta gelaran penerima.
• Ia juga harus betul dari segi tanda baca, pemilihan kata, struktur ayat dan maklumat yang hendak disampaikan. Elakkan daripada menggunaka ayat pasif dalam penulisan surat rasmi.

Comprehensive (Lengkap)

• Segala data, fakta dan maklumat yang diperlu hendaklah dinyatakan dengan lengkap serta tersusun.

Concise (Ringkas)

• Elakkan daripada menggunakan bahasa yang berbunga-bunga dan terlalu panjang. Penulisan haruslah ringkas dan padat dengan isi.

Polite (Sopan)

• Mencerminkan kesopanan dalam penulisan dengan menggunakan laras bahasa yang sesuai.

Ciri-ciri Surat Rasmi

1. Maklumat pengirim
   • Logo, alamat institusi @ syarikat @ alamat lengkap individu
2. Maklumat penerima
   • Mengandungi nama dan alamat lengkap penerima
3. Kandungan surat
   • Dimulai dengan kata sapaan @ panggilan terhadap penerima
   • Isi kandungan ditulis secara perenggan dan diakhiri dengan perenggan penutup
4. Penghujung surat
   • Selepas perenggan penutup yang terdiri daripada kata penamat dan kata sebelum tanda tangan, lalu diikuti dengan tanda tangan serta nama dan jawatan penulis surat

Format Surat Rasmi

• Penulisan surat rasmi hendaklah menggunakan ketetapan berikut:

1. Jenis font – arial
2. Saiz font – 11 atau 12
3. Jarak antara baris – single spacing
4. Kedudukan teks – justify

• Ikut format dengan tepat iaitu elakkan dengan kesalahan
• Gunakan ejaan (huruf besar, kecil) dan tanda baca (noktah, koma, dll) dengan betul
• Gunakan bahasa yang mudah difahami
• Elakkan menggunakan bahasa kiasan dan ungkapan peribahasa

Cara Tulis Surat Rasmi

Penulisan surat kiriman rasmi adalah tertakluk seperti format di bawah:

1. Nama dan alamat pengirim
   • Terletak di sudut kiri surat
   • Huruf besar mestilah digunakan pada setiap awal kata termasuk di alamat
   • Pada setiap baris akhir ayat mestilah diletakkan tanda koma ( , )
   • Pada akhir ayat alamat hendaklah diletakkan tanda noktah ( . )
2. Garis melintang
   • Selang satu baris selepas alamat pengirim
   • Bagi membezakan alamat pengirim dan penerima
3. Nama, jawatan dan alamat penerima
   • Letak selang satu baris selepas garis melintang tersebut
   • Seperti nama dan alamat pengirim, nama, jawatan, dan alamat penerima juga mestilah ditulis dalam huruf besar ada pemulaanya
   • Setiap baris juga mestilah diletakkan tanda koma dan tanda noktah diletakkan paling akhir alamat pengirim iaitu selepas nama negeri
   • Seperti dalam alamat pengirim, alamat penerima mestilah mengandungi nama premis, nombor jalan (jika ada), nama lokaliti, poskod, bandar, dan nama negeri
4. Tarikh
   • Tarikh perlu diletakkan selari dengan alamat penerima di bahagian kanan surat
   • Huruf besar mestilah digunakan pada setiap awal kata
   • Jangan gunakan noktah atau koma dibahagian akhir ayat
   • Perkara atau tajuk mestilah digariskan
5. Gelaran
   • Diletakkan selang sebaris selepas alamat penerima
   • Anda perlu mengenalpasti gelaran yang sesuai untuk diletakkan dalam surat tersebut
   • Sebagai contoh Yang Berhormat (YB), Dato’, Dato’ Seri, Datin, Datin Seri
   • Jika anda tidak pasti gelaran apa yang hendak digunakan, anda boleh menggunakan gelaran sebagai Tuan/ Puan
   • Panggilan/gelaran penerima hendaklah diletakkan tanda koma dihujungnya
6. Perkara atau tajuk
   • Diletakkan selang satu baris selepas gelaran penerima
   • Perkara merujuk kepada tujuan surat rasmi diberikan
7. Kandungan/isi surat
   • Kandungan surat perlulah menceritakan tentang tujuan surat ditulis
   • Kandungan surat tidak perlu ditulis terlalu panjang dan meleret
   • Perenggan pertama perlu ditulis dari tepi surat dan tidak bernombor
   • Nombor harus dimulakan pada perenggan kedua
   • Perenggan penutup perlu ditulis dari tepi surat dan tidak bernombor
8. Pengakuan pengirim
   • Diletakkan selang satu baris selepas perenggan penutup
   • Ditulis di sebelah kiri surat
9. Tandatangan
   • Diletakkan di bawah pengakuan pengirim
10. Nama dan Jawatan Pengirim
    • Nama mestilah ditulis dalam huruf besar sepenunya di dalam kurungan
    • Nama jawatan perlu ditulis di bawah nama pengirim jika berkenaan